説明時に大切なのは資料の内容ではない
会議や打ち合わせで、理解しやすい説明が出来ると、
- 会議がスムーズに進む
- 周りからの協力が得られる
- 結果として仕事が早く終わる
- 周りからの評価も上がる
といったメリットが出る。
しかし、聞いている人がスッと理解できる説明をする人と、それが出来ない人がいる。
この違いはどこにあるのだろうか？
実は資料の内容の良し悪しはあまり関係がない。
資料の内容がたいしたことなくても、説明がうまい人はポイントをついて説明をするので、必要な人に必要な情報がきちんと伝わる。
では、ポイントをついた説明とは一体どういうことなのか。
重要なのは「資料の内容」ではなく「資料の意味」を説明すること
仕事が出来る人と出来ない人を観察して、私が気づいたポイントはここだ。
仕事が出来ない人は、いきなり資料の内容を説明しはじめる。
これでは、聞いている方はとりあえず全ての説明を全力で聞かなければならない。
そして全て聞いた上で資料の意味を考え、そこから自分が取るべき行動を考えなければならなくなる。
これは非常にエネルギーを使う作業だ。
だから時と場合によってはそこまで対応してくれないこともある。
するとこちらが期待した行動までつながらない。
これでは資料を作って説明した意味がない。
それとは対照に、出来る人はまず「資料の意味」を説明する。
説明の目的は相手に判断や行動をしてもらうこと
最初に説明するべき「資料の意味」とは次のようなものだ。
資料を作った目的
そもそもなぜその資料を作ったのか。
資料のステータス
叩き台なのか、ある程度まとまった案なのか、決定事項なのか。
関係者と期待する行動
誰にどういった行動を求めているのか。
判断してもらいたいのか、意見を求めているのか、書いてある通りに行動してもらいたいのか。
資料は今後どうなるのか
意見を聞いた後に修正して「修正案」を出すのか、別の部署に回るのか、これで終わるのか。
つまり聞いている人に、その説明を受け入れる器を作ってあげること
まずは上記のような説明をして、受け入れる器を作ってあげる。
これは、相手にこの資料をどう見てもらいたいかということを理解してもらうということだ。
これが出来れば聞いている人は少ないエネルギーで、説明を理解して簡単に自分が取るべき行動を把握できる。
仕事が出来る人は、必ずこれらのポイントを説明する。
逆にこれらのポイントさえ理解してもらえれば、資料の内容は説明せずに「読んでおいて下さい」でも大丈夫だ。
あなたはこれらのポイントをちゃんと説明していますか？
